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自治会における個人情報の取り扱いについて

更新日:2019年11月7日更新 印刷ページ表示

個人情報保護法が改正され、自治会を含むすべての事業者に法が適用されます。

個人情報を取り扱う際の注意事項

平成27年9月に個人情報保護法が改正され、平成29年5月30日に全面施行されました。
改正前は5,000人分以下の個人情報を取り扱う事業者は対象外とされていましたが、改正後は、自治会を含むすべての事業者に、個人情報保護法が適用されます。
従来から個人情報を適切に取り扱っていれば、大きな負担とはなりませんが、法改正に伴い今後注意すべき点をまとめました。

タイミング

ルール

注意点

個人情報を集める前

個人情報の利用目的をあらかじめ特定する。

「会員名簿を作成し、名簿に掲載される会員に対して配布するため」と利用目的を特定する必要があります。

個人情報を集めるとき

本人から書面で個人情報を取得する場合には、本人に対して利用目的を明示する。

個人情報を集める際に配布する用紙に、上記の利用目的を記載する必要があります。

個人情報を保管しているとき

集めた個人情報の漏洩防止のために適切な措置を講じる。

個人情報の盗難・紛失等の無いように適切に管理する必要があります。
また、名簿の配布先の会員に対して、盗難や紛失、転売したりしないように注意を呼びかけることも重要です。

集めた個人情報の内容に誤りがあった場合に、訂正するための手続の方法等を本人の知り得る状態におき、請求に応じて訂正する。

個人情報を集めるときに配布する書面に、訂正等に関する問い合わせ先等を記載し、本人から内容の訂正を求められた場合、適切に対応する必要があります。

個人情報を利用するとき

情報を収集した際に伝えた利用目的の範囲内で活用する。

名簿の情報は、情報を収集した際に伝えた利用目的の範囲内で活用してください。
配布する際は取り扱いの注意事項を記載する等会員にも適正に取り扱ってもらう工夫も検討してください。

個人情報を第三者に提供するとき

本人以外の者に個人情報を提供する場合は、あらかじめ本人の同意を得る。ただし、例えば、以下のような場合は、同意を得なくても提供できる。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、財産を守る場合
  3. 委託先に提供する場合

「名簿に掲載される会員に対して配布するため」と伝えた上で任意で個人情報を提出してもらえば、同意を得たこととなります。
また、以下の場合は同意を得なくても、会員以外に名簿を提供できます。

  1. 警察からの照会
  2. 災害発生時の安否確認
  3. 会員名簿の印刷を業者に委託する場合で、印刷業者に名簿を提供する場合

提供先などを記録し一定期間保管する。

名簿に配布先の会員名等が記載されているため、名簿そのものを一定期間保管する必要があります。

個人情報を委託先に提供する場合には、適切な監督を行う。

名簿の印刷を業者に委託する場合、委託先をしっかりと選定し、個人情報の適切な管理を実施することについて確認する必要があります。
【委託先への確認方法の例】
情報の持ち出し禁止、委託された業務以外の利用禁止、返却・廃棄等の事項を記載した書面を渡す等
また、個人情報が適切に取り扱われているか委託先の状況を口頭等で確認することも大切です。

個人情報保護法に関するQ&A

【Q】個人情報とは
【A】生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別できるものを指します。
氏名だけでなく、住所や電話番号、自治会の役職等も氏名と紐づけで管理している場合は、個人情報になります。

【Q】すでに配布した名簿について
【A】自治会の中で認識されている「利用目的」の範囲内で取り扱うのであれば、特段何かを行う必要はありませんが、盗難・紛失等のないよう適切に管理してください。

【Q】これまでの取り扱いで収集した個人情報を名簿として配布する場合
【A】以前に会員名簿を作成する際、「利用目的」を伝え、「第三者提供」について同意を得ていると思われますので、その場合は改めて何かを行う必要はありません。

【Q】会全体の名簿以外でも地域やブロック毎の連絡網を作成・配布する場合、どうすればよいか
【A】名簿を作成・配布する場合とルールは変わりません。「連絡網を作成し、記載されている者に配布する」という利用目的を定め、その利用目的や問合せ先を書面等で関係者に伝え、作成した連絡網は安全に管理するといったことが必要です。

個人情報保護委員会<外部リンク>について

個人情報保護委員会<外部リンク>は、マイナンバーを含む個人情報の適正な取扱いを確保するために、個人情報保護法に基づき設置された独立性の高い機関です。個人情報保護法質問ダイアルでは、個人情報保護法等の解釈や個人情報保護制度についての一般的な質問にお答えします。
電話番号:03-6457-9849
(土日祭日及び年末年始を除く午前9時30分~午後5時30分)