自治会活動における新型コロナウイルスの感染拡大防止の取り組みについて

自治会における総会や各種行事の開催にあたっては、新型コロナウイルスの感染拡大防止に配慮した取り組みをお願いいたします。

自治会行事における感染対策について

自治会において行事等を開催される際には、人との距離を保つ、3密を避けるなど、以下のページを参考に、基本的な感染対策を講じた上で実施していただきますようお願いいたします。
→新型コロナウイルス感染予防の方法・資料・リンク集

また、県のホームページに、新型コロナウイルス感染症に係るイベント開催制限について掲載されていますので、参考にしてください。

奈良県：新型コロナウイルス感染症に係るイベント等の開催制限について＜外部リンク＞

自治会の定期総会等の対応について

自治会の総会等につきましても、開催にあたっては、基本的な感染対策を講じていただきますようお願いいたします。なお、施設によっては、利用人数等に制限がある場合がございますので、通常の開催が難しい場合は、以下の内容を参考に、開催方法をご検討ください。

※認可地縁団体の場合、地方自治法第260条の13の規定により、通常総会は最低でも年に1回必ず開催しなければなりません。開催そのものを省略することはできませんが、以下を参考に、開催方法を検討してください。

書面表決や委任状の活用について

新型コロナウイルス感染の拡大を防止するため、多くの方が集まらずに総会を開催するには、各自治会の規約に定めがあれば、委任状の活用や書面表決による方法などが考えられます。また、それらを組み合わせるなど、各自治会の規約を確認のうえ、状況に応じた方法をご検討ください。

委任状の活用

自治会員から委任状の提出を受け、役員等のみの少人数で開催する方法です。

集会施設等での総会は人が密に集まり、至近距離で会話する状況が想定されます。会則にて委任状の定めがある場合、委任状を活用して、参加者の人数を最小限にとどめることも一つの方法です。また、定期的に換気を行うなど、屋内環境の改善に努めてください。

委任状（参考例） [Wordファイル／20KB]

委任状（参考例） [PDFファイル／91KB]

書面表決

総会に出席せずに書面で議決権を行使する方法です。

＜書面表決の進め方＞

一例になりますが、書面表決の進め方についてご案内します。

1．「定期総会書面表決のお知らせ」「議案書」「書面表決書」を自治会の会員に配付する。

2．会員から「書面表決書」を提出してもらう。

3．書面表決を集計する。

4．回覧等で結果を会員にお知らせする。

書面表決書（参考例） [Wordファイル／23KB]

書面表決書（参考例） [PDFファイル／113KB]

表決結果（参考例） [Wordファイル／31KB]

表決結果（参考例） [PDFファイル／74KB]

※認可地縁団体における書面表決については、地方自治法により以下のように規定されています。

地方自治法第260条の18　認可地縁団体の各構成員の表決権は、平等とする。
2　認可地縁団体の総会に出席しない構成員は、書面で、又は代理人によつて表決をすることができる。
3　前二項の規定は、規約に別段の定めがある場合には適用しない。

回覧板の取り扱いについて

回覧板は、自治会内での情報共有や、市等からの情報を伝えていただくためにも非常に重要なものと考えております。現在、回覧板による感染の拡大は確認されておりませんが、自治会内で回覧を行う場合には、以下の注意点に沿ったご対応をお願いします。

＜自治会回覧実施の際の注意点＞

・次の方に対面せずにポストへの投函に切り替えたり、回覧板の受け渡しの後は、手洗いやアルコール消毒等を行うよう注意喚起を行ってください。

・複数回分をまとめるなど、回数については、極力減らすようご検討をお願いします。